Reuniões Empresariais

27/09/2010 por Pablo Garrido Sem Comentários »

business meeting 271x300 Reuniões Empresariais

Acredito que em todas as empresas, todos os profissionais já tenham passado pelo procedimento formal ou informal de uma reunião. É inevitável quando se quer agregar um conjunto de informações que serão passadas. E temos que ter o controle dessa atividade para que a mesma não se torne um encontro para discutir outros assuntos que não eram pra ser abordados.

Decidi escrever esse artigo, pois vejo que algumas reuniões são falhas, devido alguns erros que diretores e coordenadores de equipes cometem. E se você profissional, possui também dicas sobre este assunto, não deixe de comentar!

Abaixo listo alguns itens que devem ser seguidos para se ter sucesso em reuniões:

  • Tenha um tema bem definido. Registre-o, juntamente com os tópicos, em uma pauta – mesmo que simples e resumida. Divulgue-a com antecedência aos que deverão estar presentes e aos demais interessados.
  • Marque com antecedência. Ao divulgar, informe todos os participantes sobre o tema e pauta da reunião, e sobre quem mais estará presente, para que possam chegar preparados com dados e idéias. A antecedência necessária depende do tema e contexto: às vezes, 30 minutos de antecedência podem ser suficientes, e em outras vezes 48h pode ser pouco. Mas reuniões marcadas com 5 minutos de antecedência não produzirão decisões tão eficientes quanto as marcadas com tempo suficiente para os participantes reunirem e atualizarem informações.
  • Defina horário e duração. E não exceda a duração definida, a não ser que seja de comum acordo.
  • Lide com participantes temporários. Se você tem uma pauta bem definida, pode dispensar os participantes que foram chamados apenas para um ponto específico dela, assim que este ponto for tratado. Deixe isto claro desde o princípio.
  • Não chame “todo mundo”. Pessoas que você gostaria que participassem da reunião apenas para que estejam informados, ou para o caso de terem alguma opinião, em geral podem fazê-lo apropriadamente a partir da leitura da pauta e da ata. Uma reunião só com as pessoas envolvidas diretamente tem mais chances de ser produtiva – mas envolva não apenas os tomadores de decisão: chame também as pessoas que são capazes de resolver os problemas.

Toda reunião formal terá que possuir uma pauta e uma ata. E o que seriam esses dois itens? Pauta de Reunião é um documento que será entregue aos participantes da mesma como uma forma de organização do encontro. Isto faz com que se torne mais objetivo e organizado o encontro dos colaboradores.  Ata de Reunião é um documento que será elaborado pós-reunião, onde será relatado todos os principais itens que foram passados na mesma. Isto ajudará em reuniões seguintes, fazendo com que se crie um cronograma e seja feito o crumprimento de metas, visto que reuniões sempre são marcadas para verificar tarefas, metas e objetivos de um grupo, equipe ou empresa.

Abaixo listo itens essenciais em uma pauta de reunião:

  • Tema da reunião
  • Motivo da sua realização
  • Data, horário, duração prevista e local
  • Quem a conduzirá (se for o caso) e quem estará presente
  • Tópicos agendados

Já que a pauta de reunião possui seus itens importantes, em uma ata não poderá faltar:

  • Tema da reunião
  • Motivo da sua realização
  • Data, horário, duração e local em que se realizou
  • Quem a conduziu (se for o caso) e quem esteve presente
  • Tópicos discutidos e decisões tomadas
  • Para cada decisão registrada, idealmente deve constar qual será a próxima ação e quem entre os presentes é o responsável

Publiquei um modelo de Pauta de Reunião e estou disponibilizando aqui.

Um grande abraço a todos.

pixel Reuniões Empresariais
 

Deixe seu Comentário